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Comment organiser son déplacement d’affaires ?

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Un déplacement d’affaires nécessite plus de préparation qu’un simple départ en vacances, surtout si c’est à l’étranger. Et pour cause, il va falloir enchaîner les rendez-vous, apprivoiser une autre culture et faire face aux éventuels imprévus.

Les formalités administratives et la santé d’abord

Pour gagner du temps et ne rien oublier, le mieux, c’est d’établir une check-list de ce qu’on doit faire avant la date du départ. Dès que les dates du séjour sont confirmées, il faut s’atteler à régler la partie administrative du voyage. Pour un déplacement à l’étranger, la première chose à vérifier est naturellement son passeport qui doit être en cours de validité. Etablir un nouveau passeport prend un certain temps, et certains pays exigent que le passeport soit valide plusieurs mois après le retour.

Certaines destinations nécessitent également un visa selon qu’il s’agisse d’un voyage de tourisme ou d’une mission professionnelle. Il est à noter qu’un visa peut être gratuit ou payant, immédiatement délivré ou à demander préalablement à l’ambassade du pays de destination. Il est plus prudent de se renseigner au moins deux mois avant le départ. Pour les ressortissants français, le site du ministère des Affaires étrangères fournit des informations pratiques là-dessus.

La santé est très importante quand il s’agit de voyager à l’étranger. Il se peut que le missionnaire ait besoin d’un ou plusieurs vaccins. Par ailleurs, certains vaccins demandent un rappel, ce qui doit être prévu à l’avance. Il est également judicieux de préparer une trousse de pharmacie de voyage pour soigner les petits bobos pendant le séjour, mais le mieux, c’est de souscrire une assurance santé.

Les réservations et les bagages

Pour écarter tout souci en matière de réservation, il est plus prudent de faire appel à un professionnel en voyage d’affaires. Si la mission se déroule dans différentes villes ou plusieurs pays, il peut être plus avantageux de réserver un billet d’avion multi-destination et de se renseigner sur les transports disponibles comme la location de voiture ou le train. Il est aussi judicieux dans ce cas de séjourner dans un hôtel situé près de l’aéroport ou de la gare.

Pour gagner du temps à l’aéroport et limiter les risques de perte, il est plus prudent de n’emporter avec soi qu’une seule valise de cabine, mais il faut veiller à ce que le bagage ne contienne aucun objet tranchant ou des contenants de liquide trop grands. Les documents importants et les ordinateurs portables doivent aussi être à portée de main. Enfin, les vêtements doivent être adaptés au temps qu’il fait sur place.

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