Sommaire de l'article
La Mise en place de la gestion électronique de documents ou GED permet aux entreprises de gagner en efficacité, en performance et en pérennité. Ce système permet également de protéger, organiser et surtout de sécuriser l’ensemble de toutes vos données et de vos documents. Face aux diverses attaques informatiques ou cyberattaques, on peut même dire que l’installation de la GED est incontournable. Mais si l’installation du système s’impose, autant en profiter pour choisir celui qui convient le mieux à vos besoins ! Pour cela, vous devez d’abord connaître les raisons qui vous orientent vers cette solution informatique.
La gestion électronique des données ou GED pour tous les services de l’organisation
Il est vrai que la solution GED est un outil permettant de numériser, archiver et partager les documents. Mais par-dessus-tout, il s’agit d’un outil indispensable s’inscrivant dans la démarche de changement, d’amélioration ou de progression de votre système d’information. En effet, grâce aux diverses fonctionnalités qu’elle propose, la GED devient, actuellement un référentiel performant. Elle est capable de gérer les processus de vie d’une entreprise quelle que soit leur taille et leur activité. La plupart d’entre elle simplifie et facilite l’accès aux informations ainsi qu’à la fluidité des échanges entre les collaborateurs. La GED est indispensable dans une entreprise quel que soit le domaine d’application (comptabilité, qualité, marketing, technique, administratif, RH…). La gestion électronique de document gère tout, qu’il s’agisse d’un rangement ou gestion des fichiers, archivage, impression, diffusion ou validation de documents,
5 raisons de vous orienter vers une solution GED
Que vous opérez dans le domaine du marketing, de la communication ou dans d’autres domaines, la GED apporte plusieurs avantages pour votre entreprise. Rien que pour cette raison, vous devez l’adopter ! Si l’hésitation est encore présente, alors, découvrez ci-après 5 bonnes raisons de vous orienter vers la solution GED :
● Optimisation des coûts et du temps de traitement
Il faut noter que grâce à l’automatisation, la GED permet de réduire votre temps de traitement ainsi que vos charges logistiques liées au traitement traditionnel des informations. C’est de cette manière que votre temps de productivité va s’améliorer.
● Amélioration de la relation clientèle
Grâce à la gestion électronique des documents, vous avez la possibilité de donner, à vos clients, l’accès aux données les concernant. Cela leur permet de consulter, de modifier et de collecter toutes les informations qui leurs sont nécessaires où qu’ils soient.
● Amélioration de la communication interne
La GED permet d’offrir à vos collaborateurs l’accès aux informations. Ils peuvent, ainsi, accéder à tous les documents et les mettre à jour à tout moment et où qu’ils se trouvent.
● Préserver la sécurisation des informations
Avec la GED, vous pouvez dire adieu à tous les risques de détérioration ou perte des données. En effet, tout reste accessible depuis une plateforme déterminée et la mise à jour peut se faire de manière simultanée.
● Optimisation du travail en mobilité
Comme on le sait tous, plusieurs de vos collaborateurs peuvent être amenés à travailler en dehors de votre entreprise. Grâce à la GED, ils restent informés de tout ce qui se passe dans l’entreprise et vous pouvez communiquer sereinement avec eux.